Versie 1.0 · augustus 2026 · Oculy B.V.
Informatieplicht op grond van artikelen 13 en 14 AVG bron: Verordening (EU) 2016/679, gelezen met de UAVG bron: wetten.overheid.nl BWBR0040940 en zorgspecifieke wetgeving

1. Wie is verantwoordelijk?

Verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen die in deze verklaring worden beschreven (voor zover Oculy die rol vervult):

• Oculy B.V.
• Vestiging: Utrecht, Nederland
• KvK volgt na inschrijving
• E-mail: partners@oculy.nl

Functionaris gegevensbescherming (FG): Nog aan te stellen — bereikbaar via partners@oculy.nl. Bij grootschalige verwerking van bijzondere persoonsgegevens is aanstelling van een FG in beginsel verplicht. bron: AVG art. 37

Bij de optometrische beoordeling werken de optiekzaak (of andere partner) en Oculy doorgaans als zelfstandige of gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken voor hun eigen deel van de keten — niet als “verwerker/verwerkingsverantwoordelijke” in de zin van een standaard verwerkersovereenkomst. Zie de gezamenlijke regeling (AVG art. 26).

2. Op wie heeft deze verklaring betrekking?

• Websitebezoekers en personen die het offerte-/contactformulier gebruiken;
• Gebruikers van het partnerportaal (medewerkers van aangesloten organisaties);
• Patiënten/cliënten van wie dossiers via Oculy worden beoordeeld (informatie via partner én via Oculy, AVG art. 13/14).

3. Welke persoonsgegevens?

3.1 Website en zakelijk contact

• Contactgegevens die u zelf invult (naam, e-mail, organisatie, telefoon indien opgegeven, berichtinhoud);
• Technische gegevens die de server nodig heeft om de site te leveren (bijv. IP-adres in serverlogs), voor zover die worden vastgelegd.

3.2 Partnerportaal (gebruikersaccounts)

• Naam, e-mailadres, rol, organisatietoebehoren;
• Authenticatiegegevens (wachtwoordhash; e-mailcodes voor login);
• Sessie- en beveiligingsgegevens (zie cookiebeleid);
• Auditloggegevens (wie welke handeling verrichtte, wanneer).

3.3 Patiëntdossiers (bijzondere persoonsgegevens)

Gegevens over gezondheid zijn bijzondere persoonsgegevens. bron: AVG art. 9 In dossiers kunnen onder meer voorkomen:

• Identificerende gegevens: naam, adres, geboortedatum, geslacht, telefoon, e-mail;
• Burgerservicenummer (BSN) en documentnummer, voor zover noodzakelijk en toegestaan in de zorgcontext;
• Anamnese, refractie, visus, spleetlampbevindingen;
• Beeldmateriaal (fundus, OCT; optioneel spleetlamp);
• Verzekeraar, huisarts (AGB), toestemmingsregistraties;
• Beoordelingsconclusie van de optometrist en bijbehorende onderbouwing.

4. Doelen en grondslagen

Toestemming is niet altijd de juiste AVG-grondslag voor zorgdossiers. Voor het aanleggen van een zorgdossier is vaak een wettelijke/noodzakelijke grond van toepassing. bron: Autoriteit Persoonsgegevens, Gezondheidsgegevens in een dossier Voor delen met derden buiten de behandelcontext kan wél toestemming of een andere specifieke grond nodig zijn. Registratie van toestemming in het Oculy-dossier ziet mede op zorginhoudelijke en informatieve verplichtingen richting de patiënt (transparantie).

5. BSN

Het BSN mag alleen worden verwerkt wanneer dat wettelijk is toegestaan (regels rond gebruik van het burgerservicenummer in de zorg). Oculy verwerkt het BSN uitsluitend voor de doelen waarvoor dat in de zorgrelatie noodzakelijk en toegestaan is, met passende beveiliging. bron: AVG art. 32; wetgeving BSN in de zorg

6. Herkomst van gegevens (AVG art. 14)

Patiëntgegevens worden doorgaans niet rechtstreeks bij de patiënt door Oculy verzameld, maar aangeleverd door de partnerorganisatie die de patiënt ziet. Categorieën: zie §3.3. De partner informeert de patiënt over de inschakeling van Oculy; Oculy maakt deze verklaring beschikbaar zodat art. 14-informatie kenbaar is.

7. Ontvangers

• Beoordelend optometristen en bevoegde Oculy-medewerkers (need-to-know);
• De partnerorganisatie die het dossier heeft ingediend;
• Huisarts of andere zorgverlener, alleen voor zover overeengekomen en rechtmatig (bijv. terugkoppeling);
• Hosting-, mail- en IT-leveranciers die als verwerker optreden onder een verwerkersovereenkomst (AVG art. 28), gevestigd in de EER bij voorkeur NL;
• Overheidsinstanties indien daartoe wettelijk verplicht.

Hostingleverancier: Hosting binnen de EER (leverancier wordt vastgelegd vóór productie).

8. Doorgifte buiten de EER

Oculy beoogt geen doorgifte van gezondheidsgegevens naar landen buiten de Europese Economische Ruimte. Indien dat toch nodig zou zijn, gebeurt dat alleen met een geldig doorgiftemechanisme (AVG hoofdstuk V, o.a. adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen) en passende aanvullende maatregelen.

9. Bewaartermijnen

10. Beveiliging

Oculy treft passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder toegangsbeheer, versleuteling onderweg (TLS in productie), auditlogging, multi-tenant scheiding en login met e-mailcode. bron: AVG art. 32 Voor zorginformatiesystemen is NEN 7510 de in Nederland gangbare invulling van passende beveiliging, in samenhang met de Wabvpz. bron: Wabvpz — wetten.overheid.nl BWBR0038556 Certificering is niet wettelijk verplicht, maar aantoonbare naleving wel relevant; de actuele status van het Oculy-ISMS is intern vastgelegd en nog niet als “gecertificeerd” te claimen zonder certificaat.

Bij een datalek met risico voor betrokkenen geldt de meldplicht aan de Autoriteit Persoonsgegevens en waar vereist aan betrokkenen. bron: AVG art. 33 en 34

11. Geautomatiseerde risicindicatie

Oculy gebruikt een regelgebaseerde module die bevindingen ordent als werklast-/urgentie-indicatie voor de optometrist. Dit is geen volledig geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanmerkelijke gevolgen: een menselijke optometrist beoordeelt elk dossier en legt de conclusie vast. bron: AVG art. 22 Zie de disclaimer & beoogd gebruik.

12. Uw rechten

U heeft — binnen de wettelijke kaders — onder meer recht op:

• inzage (AVG art. 15; in de zorg ook WGBO / elektronische inzage waar van toepassing);
• rectificatie (art. 16);
• wissing (art. 17) — in zorgdossiers vaak beperkt door wettelijke bewaarplichten;
• beperking van de verwerking (art. 18);
• overdraagbaarheid (art. 20), voor zover van toepassing;
• bezwaar tegen verwerking op grond van art. 6 lid 1 sub f (art. 21);
• intrekking van toestemming, als toestemming de grondslag was (art. 7 lid 3), zonder dat eerdere rechtmatige verwerking ongedaan wordt.

Verzoeken: partners@oculy.nl. Oculy reageert in beginsel binnen één maand. bron: AVG art. 12 lid 3 Patiënten kunnen ook via hun optiekzaak/huisarts een verzoek indienen; Oculy en de partner stemmen af wie het verzoek afhandelt volgens de gezamenlijke regeling.

Klacht bij de toezichthouder: Autoriteit Persoonsgegevens — autoriteitpersoonsgegevens.nl. bron: AVG art. 77

13. DPIA

Voor grootschalige verwerking van bijzondere persoonsgegevens, gecombineerd met geautomatiseerde ordening van dossiers, is een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) vereist. bron: AVG art. 35 Status: Uit te voeren vóór eerste productie-inzending met patiëntgegevens.

14. Wijzigingen

Oculy kan deze verklaring wijzigen als wetgeving of de dienst wijzigt. De actuele versie staat op deze pagina. Bij ingrijpende wijzigingen worden partners geïnformeerd via het overeengekomen kanaal.

↑ Terug naar inhoudsopgave

Versie 1.0 · augustus 2026 · Oculy B.V.
B2B-dienstverlening · Nederlands recht (Burgerlijk Wetboek)

1. Definities

• Oculy: Oculy B.V., gevestigd te Utrecht (KvK volgt na inschrijving).
• Partner: de rechtspersoon of onderneming die met Oculy een overeenkomst sluit.
• Diensten: toegang tot het Oculy-portaal, indienen van dossiers, beoordeling door KP-geregistreerde optometristen, en gerelateerde ondersteuning zoals overeengekomen.
• Dossier: het gestructureerde patiënt-/cliëntdossier inclusief beeldmateriaal.
• Overeenkomst: de schriftelijke of elektronisch tot stand gekomen afspraak tussen Oculy en Partner, inclusief deze voorwaarden en de privacy-/rolafspraken.

2. Toepasselijkheid

Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen van en overeenkomsten met Oculy, tenzij schriftelijk anders overeengekomen. Afwijkende inkoopvoorwaarden van Partner gelden alleen indien Oculy die uitdrukkelijk schriftelijk heeft aanvaard.

3. Aanbod en totstandkoming

Offertes zijn vrijblijvend, tenzij een termijn is genoemd. Deelname aan het Oculy-platform vereist ondertekening van de partnerovereenkomst via het Oculy-tekenportaal (elektronische handtekening). bron: art. 3:15a BW Een overeenkomst komt tot stand door die ondertekening, door andere schriftelijke of elektronische aanvaarding, of doordat Oculy met uitvoering begint nadat Partner daartoe opdracht heeft gegeven.

4. De Dienst

1. Oculy stelt het portaal beschikbaar en zorgt dat ingediende Dossiers door daartoe bevoegde, in het Kwaliteitsregister Paramedici ingeschreven optometristen worden beoordeeld.
2. Indicatieve doorlooptijden (bijv. binnen 24 uur; spoed binnen 4 uur) zijn inspanningsverplichtingen, geen resultaatsverplichtingen, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders overeengekomen.
3. De risicomodule is uitsluitend een ordenings-/urgentie-indicatie voor de optometrist en vormt geen diagnose. Zie beoogd gebruik.
4. Oculy is geen vervanging van de lokale zorgrelatie van Partner met de patiënt, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen.

5. Verplichtingen van Partner

1. Partner beschikt over de overeengekomen beeldvorming (funduscamera en/of OCT) en zorgt voor adequate beeldkwaliteit.
2. Partner dient alleen Dossiers in met gegevens die rechtmatig zijn verkregen en die volledig en juist zijn voor zover redelijkerwijs van Partner mag worden verwacht.
3. Partner informeert de patiënt over de inschakeling van Oculy en draagt zorg voor de wettelijke informatieplichten, of stemt dit af volgens de gezamenlijke regeling. bron: AVG art. 13–14; WGBO Boek 7 BW titel 7.7.5 (voor zover van toepassing)
4. Partner gebruikt demo- of testomgevingen niet met echte patiëntgegevens.
5. Partner houdt accounts persoonlijk, vertrouwelijk en beperkt tot bevoegde medewerkers.
6. Partner blijft verantwoordelijk voor het patiëntgesprek, lokale follow-up en eigen klachten-/kwaliteitsverplichtingen voor zorg die Partner zelf verleent. bron: Wkkgz

6. Verplichtingen van Oculy

1. Oculy verricht de Diensten zorgvuldig en overeenkomstig de Overeenkomst.
2. Beoordelaars zijn KP-geregistreerd; Oculy verifieert registratie periodiek.
3. Oculy treft passende beveiligingsmaatregelen en houdt een audittrail bij. bron: AVG art. 32
4. Oculy houdt zich aan geheimhouding jegens derden, behoudens wettelijke plichten of toestemming.

7. Privacy en rolverdeling

Partijen leggen hun rollen als verwerkingsverantwoordelijken vast in de gezamenlijke regeling of een vergelijkbare schriftelijke afspraak. bron: AVG art. 26 Een standaard verwerkersovereenkomst past niet wanneer Oculy zelfstandig een professioneel oordeel velt onder eigen beroepsverantwoordelijkheid. bron: AVG art. 28 (verwerker) vs. art. 4 lid 7 (verantwoordelijke)

8. Tarieven en betaling

1. Tarieven volgen de Overeenkomst of de op het moment van opdracht geldende prijslijst.
2. Prijzen zijn exclusief btw, tenzij anders vermeld.
3. Facturen zijn betaalbaar binnen de overeengekomen termijn (bij gebreke: 30 dagen na factuurdatum).
4. Bij te late betaling is Partner de wettelijke handelsrente verschuldigd, onverminderd overige rechten van Oculy. bron: art. 6:119a BW
5. Opschorting van Diensten bij langdurige wanbetaling is toegestaan na voorafgaande sommatie, voor zover dat niet in strijd is met dwingende zorgplichten jegens patiënten; acute patiëntveiligheid gaat voor.

9. Intellectuele eigendom

Alle rechten op software, documentatie, merken en materialen van Oculy blijven bij Oculy of haar licentiegevers. Partner verkrijgt een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor de duur van de Overeenkomst. Dossierinhoud blijft onderworpen aan de rechten en plichten uit zorg- en privacywetgeving; Oculy verkrijgt geen eigendom van patiëntgegevens.

10. Geheimhouding

Partijen houden vertrouwelijke informatie geheim, inclusief bedrijfsgegevens en gezondheidsgegevens, en gebruiken die alleen voor uitvoering van de Overeenkomst, behoudens wettelijke openbaarmakingsplichten.

11. Aansprakelijkheid

1. Oculy is aansprakelijk voor schade voor zover die het gevolg is van een toerekenbare tekortkoming of onrechtmatige daad, binnen de grenzen van dwingend recht.
2. Behoudens opzet of bewuste roekeloosheid aan de zijde van Oculy, is de totale aansprakelijkheid van Oculy per gebeurtenis (samenhangende reeks als één gebeurtenis) beperkt tot het bedrag dat Partner in de twaalf maanden vóór de schadeveroorzakende gebeurtenis aan Oculy heeft betaald voor de betreffende Diensten, met een maximum van het bedrag dat de beroepsaansprakelijkheidsverzekeraar in het betreffende geval daadwerkelijk uitkeert. Verzekeraar/polis: Beroepsaansprakelijkheidsverzekering wordt afgesloten vóór productie.
3. Oculy is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst of gemiste besparingen, voor zover uitsluiting rechtens is toegestaan.
4. Partner vrijwaart Oculy voor claims van derden die voortvloeien uit onjuiste of onvolledige aanlevering door Partner, of uit zorgverlening die uitsluitend tot de verantwoordelijkheid van Partner behoort, voor zover de schade niet aan Oculy toerekenbaar is.
5. Klinische eindverantwoordelijkheid voor het professionele oordeel van de beoordelend optometrist ligt bij die zorgverlener/Oculy voor dat oordeel; lokale zorg en patiëntcommunicatie liggen bij Partner, een en ander overeenkomstig de feitelijke rolverdeling en dwingend recht. bron: WGBO; Wkkgz

12. Overmacht

Bij overmacht — waaronder niet-toerekenbare uitval van energie, netwerken of toeleveranciers — worden verplichtingen opgeschort zolang de overmacht duurt. bron: art. 6:75 BW Duurt overmacht langer dan zestig dagen, dan kan ieder der partijen de Overeenkomst ontbinden zonder schadevergoeding, onverminderd betalingsverplichtingen voor reeds verrichte Diensten.

13. Duur en beëindiging

1. De Overeenkomst geldt voor de overeengekomen duur, of voor onbepaalde tijd met een opzegtermijn van één kalendermaand, tenzij anders overeengekomen.
2. Ieder der partijen mag de Overeenkomst met onmiddellijke ingang ontbinden indien de andere partij toerekenbaar tekortschiet en — na ingebrekestelling met redelijke termijn — niet nakomt, of bij surseance, faillissement of bedrijfsbeëindiging.
3. Na beëindiging blijft Partner verantwoordelijk voor export/overdracht van Dossiers binnen wettelijke kaders; Oculy bewaart gegevens overeenkomstig wettelijke bewaartermijnen.

14. Wijzigingen

Oculy mag deze voorwaarden wijzigen. Bij bestaande Overeenkomsten worden wijzigingen tijdig aangekondigd. Indien Partner niet instemt met een wezenlijke wijziging, kan Partner tot de ingangsdatum opzeggen.

15. Toepasselijk recht en forum

Op de Overeenkomst is uitsluitend Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waarin Oculy is gevestigd (Utrecht), onverminderd het recht van Oculy om Partner te dagen voor de rechter van diens vestiging. Dit doet niet af aan de Wkkgz-klachten- en geschillenroute voor cliënten.

16. Slot

Indien een bepaling nietig of vernietigbaar is, blijven de overige bepalingen in stand. Partijen vervangen de bepaling door een wel geldige bepaling die zo dicht mogelijk bij het oorspronkelijke doel blijft (conversie). bron: art. 3:42 BW

↑ Terug naar inhoudsopgave

Versie 1.0 · augustus 2026 · Oculy B.V. · Grondslag: art. 11.7a Telecommunicatiewet jo. AVG

1. Wat is een cookie?

Een cookie is een klein tekstbestand dat via de browser op uw apparaat wordt geplaatst. Oculy gebruikt cookies uitsluitend om het partnerportaal veilig te laten werken.

2. Wettelijk kader

Het plaatsen of uitlezen van cookies is in beginsel alleen toegestaan na toestemming van de gebruiker. Dat geldt niet voor cookies die strikt noodzakelijk zijn om een door de gebruiker gevraagde dienst van de informatiemaatschappij te leveren (functionele cookies). bron: art. 11.7a Telecommunicatiewet — BWBR0009950

Persoonsgegevens die via cookies worden verwerkt, vallen daarnaast onder de AVG (o.a. beginselen, grondslagen en beveiliging). bron: AVG art. 5, 6 en 32 — Verordening (EU) 2016/679

3. Cookies die Oculy gebruikt

Beide cookies zijn first-party. De sessiecookie is HttpOnly en SameSite=Strict; in productie ook Secure (alleen via HTTPS).

4. Geen cookiebanner voor deze cookies

Omdat uitsluitend strikt noodzakelijke cookies worden gebruikt, is voor deze cookies geen voorafgaande toestemming vereist. bron: art. 11.7a Tw; toelichting AP — autoriteitpersoonsgegevens.nl — cookies Zodra Oculy niet-noodzakelijke cookies of vergelijkbare technieken (trackingpixels, marketingtags) zou gaan gebruiken, zal daarvoor een toestemmingsmechanisme worden ingericht.

5. Beheer in uw browser

U kunt cookies via uw browserinstellingen wissen of blokkeren. Blokkeert u de sessiecookie, dan kunt u niet inloggen op het partnerportaal.

6. Contact

Vragen: partners@oculy.nl. Zie ook de privacyverklaring.

↑ Terug naar inhoudsopgave

Versie 1.0 · augustus 2026 · Oculy B.V.
Kaders: Verordening (EU) 2017/745 (MDR), Verordening (EU) 2024/1689 (AI-verordening) voor zover van toepassing, WGBO (Boek 7 BW), Wkkgz

1. Website en algemene informatie

De publieke website van Oculy bevat algemene productinformatie. Die informatie is geen medisch advies, geen diagnose en geen behandeladvies aan patiënten of derden. Aan cijfers, voorbeelden en ROI-berekeningen kunnen geen rechten worden ontleend; het zijn indicaties.

Deze omgeving draait momenteel als demonstratieomgeving. Gebruik geen echte patiëntgegevens.

2. De dienst Oculy (klinisch)

Oculy is een B2B-dienst waarbij partnerorganisaties (optiekzaken, huisartsen, zorggroepen) gestructureerde dossiers met beeldmateriaal indienen, en KP-geregistreerde optometristen een professioneel oordeel vastleggen. Het gesprek met de patiënt en de lokale zorgrelatie blijven bij de partner, tenzij in een aparte overeenkomst anders is overeengekomen.

De beoordelend optometrist handelt onder eigen beroepsverantwoordelijkheid en geheimhoudingsplicht. Voor geneeskundige behandelingsovereenkomsten gelden de bepalingen van de WGBO (Titel 7.7.5 BW), voor zover van toepassing op de concrete zorgverlening. bron: WGBO Boek 7 BW

3. Beoogd gebruik van de risicomodule (intended use)

De geautomatiseerde risicomodule in Oculy is uitsluitend bedoeld om:

• door de gebruiker ingevoerde bevindingen te ordenen en te wegen als werklast-/urgentie-indicatie voor de beoordelend optometrist;
• transparant te tonen op welke ingevoerde gegevens een score berust;
• gedefinieerde alarmsignalen te markeren zodat een spoedroute niet kan worden overgeslagen.

De module is niet bedoeld om:

• een diagnose of behandeladvies te stellen;
• de menselijke beoordeling te vervangen of dossiers automatisch af te sluiten;
• beelden (fundus/OCT) zelfstandig te analyseren met machine learning;
• uitkomsten rechtstreeks aan de patiënt als medische beslissing te presenteren.

Elk dossier wordt pas afgesloten nadat een geregistreerde optometrist zelf een conclusie heeft vastgelegd. Een lage score ontslaat niemand van volledige professionele beoordeling.

4. MDR — medisch hulpmiddel

Software die informatie levert om diagnostische of therapeutische beslissingen te ondersteunen, kan als medisch hulpmiddel kwalificeren. bron: Verordening (EU) 2017/745 (MDR) — CELEX 32017R0745 Oculy positioneert de risicomodule bewust binnen het hierboven omschreven beoogd gebruik: ordening/triage-ondersteuning met verplichte menselijke eindbeoordeling, regelgebaseerd en uitlegbaar.

Oculy claimt geen CE-markering als medisch hulpmiddel voor deze module. Zodra functionaliteit wordt toegevoegd die buiten dit beoogd gebruik valt (bijvoorbeeld automatische beeldanalyse of vervanging van de menselijke beoordeling), moet de MDR- (en zo nodig AI-verordening-)classificatie opnieuw worden beoordeeld door een deskundige vóór die functionaliteit in productie gaat.

5. AI-verordening

De AI-verordening stelt aanvullende eisen aan bepaalde AI-systemen, waaronder hoog-risicosystemen in de zorg. bron: Verordening (EU) 2024/1689 — CELEX 32024R1689 De huidige Oculy-risicomodule is regelgebaseerd (geen getraind model op beelden). Of en wanneer specifieke AI-verplichtingen van toepassing zijn, hangt af van de feitelijke werking en het gebruik; dat is een juridisch-technische beoordeling die bij uitbreiding opnieuw moet plaatsvinden.

6. Aansprakelijkheid (algemeen)

Oculy spant zich in voor zorgvuldige dienstverlening. Beperkingen en verdeling van aansprakelijkheid tussen Oculy en partners zijn nader uitgewerkt in de algemene voorwaarden en de gezamenlijke regeling. Uitsluiting van aansprakelijkheid voor opzet of bewuste roekeloosheid is nietig binnen de grenzen van dwingend recht. bron: o.a. art. 6:248 BW

7. Intellectuele eigendom

Teksten, merken, huisstijl en software van Oculy zijn beschermd. Niets mag zonder voorafgaande toestemming worden gekopieerd of hergebruikt buiten normaal browsen of contractueel toegestaan gebruik van het portaal.

8. Contact

partners@oculy.nl · Utrecht, Nederland

↑ Terug naar inhoudsopgave

Versie 1.0 · augustus 2026 · Oculy B.V.
Grondslag: Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz), o.a. hoofdstuk 3 bron: BWBR0037173

1. Voor wie

Deze regeling is bedoeld voor klachten van cliënten/patiënten (of hun vertegenwoordigers) over zorgverlening die door of namens Oculy B.V. is geleverd, waaronder de optometrische beoordeling via het Oculy-platform.

Klachten die uitsluitend betrekking hebben op de lokale zorgverlening door de optiekzaak of huisarts, richt u in eerste instantie tot die zorgaanbieder. Gaat de klacht (mede) over de beoordeling door Oculy, dan kunt u onderstaande procedure volgen.

2. Uitgangspunten (Wkkgz)

• Klachten worden zorgvuldig, onpartijdig en zo snel mogelijk behandeld. bron: Wkkgz
• De klager wordt in de gelegenheid gesteld de klacht toe te lichten.
• Oculy wijst een klachtenfunctionaris aan die de klager desgevraagd kosteloos adviseert en bijstaat. bron: Wkkgz (klachtenfunctionaris)
• Doel is onder meer het vinden van een oplossing en het leren van signalen voor kwaliteitsverbetering.

3. Indienen van een klacht

Stuur uw klacht schriftelijk (e-mail volstaat) naar:

• E-mail: partners@oculy.nl (onderwerp: “Klacht”)
• Of per post: Oculy B.V., Utrecht, Nederland

Vermeld bij voorkeur:

• naam en contactgegevens van de klager;
• waar de klacht over gaat (datum, dossiernummer indien bekend, betrokken vestiging);
• wat u wilt bereiken (uitleg, rectificatie, excuses, andere oplossing).

4. Procedure en termijnen

1. Ontvangstbevestiging — zo spoedig mogelijk na ontvangst.
2. Behandeling — Oculy onderzoekt de klacht en hoort betrokkenen waar nodig.
3. Schriftelijke reactie — uiterlijk binnen de wettelijke termijn van zes weken na ontvangst van de klacht, met mogelijkheid tot verlenging met maximaal vier weken indien dat nodig is voor zorgvuldige behandeling (klager wordt daarover geïnformeerd). bron: Wkkgz — termijnen klachtenbehandeling

Klachtenfunctionaris: Via partners@oculy.nl (klachten)

5. Geschilleninstantie

Leidt de klachtenprocedure niet tot een voor u bevredigende oplossing, dan kunt u het geschil voorleggen aan de geschilleninstantie waarbij Oculy is aangesloten:

• Instantie: Aansluiting bij erkende Wkkgz-geschilleninstantie volgt bij go-live
• Website / contact: zie aansluitgegevens bij go-live · partners@oculy.nl
• Aansluitingsnummer (indien van toepassing): —

Een geschilleninstantie in de zin van de Wkkgz moet voldoen aan de wettelijke eisen (onder meer onafhankelijkheid en de bevoegdheid tot bindende uitspraken binnen de wettelijke kaders). Alleen de instantie waarbij Oculy daadwerkelijk is aangesloten geldt.

6. Calamiteiten en toezicht

Bij calamiteiten en geweld in de zorgrelatie gelden meldplichten richting de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ), voor zover van toepassing op de situatie. bron: Wkkgz; igj.nl Dit staat naast de klachtenregeling.

7. Privacyklachten

Klachten over de verwerking van persoonsgegevens kunt u richten aan Oculy (partners@oculy.nl) en/of aan de Autoriteit Persoonsgegevens autoriteitpersoonsgegevens.nl. bron: AVG art. 77 Zie ook de privacyverklaring.

8. Partnerorganisaties

Partners behouden hun eigen Wkkgz-verplichtingen voor de zorg die zij zelf verlenen. Deze regeling vervangt die niet; zij vult aan voor zorg die Oculy zelf verleent.

↑ Terug naar inhoudsopgave

Versie 1.0 · augustus 2026 · Sjabloon op grond van AVG artikel 26
(gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken) — aan te vullen per partner

1. Partijen

• Partner: de aangesloten optiekzaak / zorgorganisatie (gegevens in de getekende partnerovereenkomst)
• Oculy: Oculy B.V., Utrecht · KvK volgt na inschrijving

2. Wettelijk kader

Waar twee of meer verwerkingsverantwoordelijken gezamenlijk de doeleinden en middelen van een verwerking bepalen, zijn zij gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken. Zij dienen op transparante wijze hun onderscheidenlijke verantwoordelijkheden vast te leggen, met name voor de informatieplichten en de rechten van betrokkenen. bron: AVG art. 26 jo. art. 13–14 en hoofdstuk III — Verordening (EU) 2016/679

Alternatief — indien partijen de doelen en middelen niet gezamenlijk bepalen — kunnen zij als afzonderlijke verwerkingsverantwoordelijken opereren met een uitwisselingsovereenkomst. Ook dan moet de rolverdeling schriftelijk en duidelijk zijn. Dit sjabloon volgt het art. 26-model voor de beoordelingsketen.

3. Doel van de verwerking

Optometrische beoordeling op afstand van door Partner aangeleverde Dossiers (anamnese, metingen, fundus- en/of OCT-beelden), ten behoeve van zorgverlening aan de patiënt/cliënt van Partner.

4. Categorieën betrokkenen en gegevens

• Betrokkenen: patiënten/cliënten van Partner (en waar nodig hun wettelijke vertegenwoordigers).
• Gegevens: identificerende gegevens, BSN voor zover toegestaan, gezondheidsgegevens en beeldmateriaal, toestemmings- en auditgegevens — zoals beschreven in de Oculy-privacyverklaring.

5. Verdeling van verantwoordelijkheden

6. Contactpunt voor betrokkenen

Essentieel contactpunt bij Oculy (AVG art. 26 lid 1): partners@oculy.nl (en het contactpunt van Partner zoals in de partnerovereenkomst). Betrokkenen kunnen hun rechten bij elk van de gezamenlijke verantwoordelijken uitoefenen (art. 26 lid 3).

7. Bewaartermijnen

Iedere partij bewaart gegevens waarvoor zij verantwoordelijk is overeenkomstig wettelijke termijnen (o.a. WGBO art. 7:454 BW voor zover van toepassing; fiscale termijnen voor administratie). Zie privacyverklaring §9.

8. Geheimhouding

Partijen en hun medewerkers zijn gehouden aan geheimhouding van gezondheidsgegevens, voor zover voortvloeiend uit wet, beroepscode of overeenkomst.

9. Duur

Deze regeling geldt zolang Partijen gezondheidsgegevens in het kader van de Diensten uitwisselen, en daarna voor zover nodig voor afwikkeling en wettelijke bewaarplichten.

10. Ondertekening

De rolverdeling wordt bevestigd door elektronische ondertekening van de partnerovereenkomst, inclusief PDF-afschrift in de Oculy-administratie. bron: art. 3:15a BW — wetten.overheid.nl Zie portaal → Contracten, of de tekenlink die u van Oculy ontvangt.

↑ Terug naar inhoudsopgave

Officiële wetteksten en toelichtingen waar Oculy zich op baseert. Niets hieronder is verzonnen; bij twijfel geldt de geconsolideerde wettekst.

Europese verordeningen

1. AVG — Verordening (EU) 2016/679 (Algemene verordening gegevensbescherming).
   eur-lex.europa.eu — CELEX 32016R0679
2. MDR — Verordening (EU) 2017/745 betreffende medische hulpmiddelen.
   eur-lex.europa.eu — CELEX 32017R0745
3. AI-verordening — Verordening (EU) 2024/1689.
   eur-lex.europa.eu — CELEX 32024R1689

Nederlandse wetgeving

4. UAVG — Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming.
   wetten.overheid.nl — BWBR0040940
5. WGBO — Geneeskundige behandelingsovereenkomst, Boek 7 BW titel 7 afdeling 5 (o.a. art. 7:454 bewaartermijn dossier).
   wetten.overheid.nl — BW Boek 7, titel 7.7.5
6. Wkkgz — Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg.
   wetten.overheid.nl — BWBR0037173
7. Telecommunicatiewet art. 11.7a — cookietoestemming en uitzondering voor strikt noodzakelijke cookies.
   wetten.overheid.nl — Telecommunicatiewet (BWBR0009950)
8. Elektronische handtekening — art. 3:15a Burgerlijk Wetboek.
   wetten.overheid.nl — BW art. 3:15a
9. Wettelijke handelsrente — art. 6:119a Burgerlijk Wetboek.
   wetten.overheid.nl — BW art. 6:119a
10. Overmacht — art. 6:75 Burgerlijk Wetboek.
    wetten.overheid.nl — BW art. 6:75
11. Conversie — art. 3:42 Burgerlijk Wetboek.
    wetten.overheid.nl — BW art. 3:42
12. Wabvpz — Wet aanvullende bepalingen verwerking persoonsgegevens in de zorg (samenhang met NEN 7510 / elektronische gegevensverwerking).
    wetten.overheid.nl — BWBR0038556
13. Fiscale bewaarplicht (7 jaar) — o.a. art. 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen.
    wetten.overheid.nl — AWR (BWBR0002320)

Toezicht & toelichting

14. Autoriteit Persoonsgegevens — gezondheidsgegevens gebruiken en delen.
    autoriteitpersoonsgegevens.nl
15. Autoriteit Persoonsgegevens — gezondheidsgegevens in een dossier.
    autoriteitpersoonsgegevens.nl
16. Autoriteit Persoonsgegevens — cookies.
    autoriteitpersoonsgegevens.nl — cookies
17. Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) — toezicht Wkkgz / calamiteiten.
    igj.nl

Laatst gebundeld voor Oculy juridische pagina’s · augustus 2026. Controleer altijd de geconsolideerde tekst op wetten.overheid.nl / EUR-Lex bij wijzigingen.

↑ Terug naar inhoudsopgave