Klachtenregeling (Wkkgz)

Versie 1.0 · augustus 2026 · Oculy B.V.
Grondslag: Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz), o.a. hoofdstuk 3 bron: BWBR0037173

Zorgaanbieders moeten een klachtenregeling hebben en aangesloten zijn bij een erkende geschilleninstantie. bron: Wkkgz De instantiegegevens hieronder komen uit de centrale bedrijfsconfig (bij go-live één keer invullen).

1. Voor wie

Deze regeling is bedoeld voor klachten van cliënten/patiënten (of hun vertegenwoordigers) over zorgverlening die door of namens Oculy B.V. is geleverd, waaronder de optometrische beoordeling via het Oculy-platform.

Klachten die uitsluitend betrekking hebben op de lokale zorgverlening door de optiekzaak of huisarts, richt u in eerste instantie tot die zorgaanbieder. Gaat de klacht (mede) over de beoordeling door Oculy, dan kunt u onderstaande procedure volgen.

2. Uitgangspunten (Wkkgz)

  • Klachten worden zorgvuldig, onpartijdig en zo snel mogelijk behandeld. bron: Wkkgz
  • De klager wordt in de gelegenheid gesteld de klacht toe te lichten.
  • Oculy wijst een klachtenfunctionaris aan die de klager desgevraagd kosteloos adviseert en bijstaat. bron: Wkkgz (klachtenfunctionaris)
  • Doel is onder meer het vinden van een oplossing en het leren van signalen voor kwaliteitsverbetering.

3. Indienen van een klacht

Stuur uw klacht schriftelijk (e-mail volstaat) naar:

  • E-mail: partners@oculy.nl (onderwerp: “Klacht”)
  • Of per post: Oculy B.V., Utrecht, Nederland

Vermeld bij voorkeur:

  • naam en contactgegevens van de klager;
  • waar de klacht over gaat (datum, dossiernummer indien bekend, betrokken vestiging);
  • wat u wilt bereiken (uitleg, rectificatie, excuses, andere oplossing).

4. Procedure en termijnen

  1. Ontvangstbevestiging — zo spoedig mogelijk na ontvangst.
  2. Behandeling — Oculy onderzoekt de klacht en hoort betrokkenen waar nodig.
  3. Schriftelijke reactie — uiterlijk binnen de wettelijke termijn van zes weken na ontvangst van de klacht, met mogelijkheid tot verlenging met maximaal vier weken indien dat nodig is voor zorgvuldige behandeling (klager wordt daarover geïnformeerd). bron: Wkkgz — termijnen klachtenbehandeling

Klachtenfunctionaris: Via partners@oculy.nl (klachten)

5. Geschilleninstantie

Leidt de klachtenprocedure niet tot een voor u bevredigende oplossing, dan kunt u het geschil voorleggen aan de geschilleninstantie waarbij Oculy is aangesloten:

Een geschilleninstantie in de zin van de Wkkgz moet voldoen aan de wettelijke eisen (onder meer onafhankelijkheid en de bevoegdheid tot bindende uitspraken binnen de wettelijke kaders). Alleen de instantie waarbij Oculy daadwerkelijk is aangesloten geldt.

6. Calamiteiten en toezicht

Bij calamiteiten en geweld in de zorgrelatie gelden meldplichten richting de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ), voor zover van toepassing op de situatie. bron: Wkkgz; igj.nl Dit staat naast de klachtenregeling.

7. Privacyklachten

Klachten over de verwerking van persoonsgegevens kunt u richten aan Oculy (partners@oculy.nl) en/of aan de Autoriteit Persoonsgegevens autoriteitpersoonsgegevens.nl. bron: AVG art. 77 Zie ook de privacyverklaring.

8. Partnerorganisaties

Partners behouden hun eigen Wkkgz-verplichtingen voor de zorg die zij zelf verlenen. Deze regeling vervangt die niet; zij vult aan voor zorg die Oculy zelf verleent.